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Trabalhando com várias pastas de trabalho interligadas

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(@gtsalikis)
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Amigos, tenho uma situação no trabalho que é um tanto complexa, e gostaria de opiniões sobre como posso tentar melhorar a situação.

Atualmente, temos aproximadamente 10 pastas de trabalho de controle de produção. Esses ~10 arquivos ficam todos juntos em uma mesma pasta, e todos têm o mesmo assunto: controle de produção de processos.

Assim, eu diria que umas 6 colunas são sempre iguais, contendo a identificação do processo, e depois são distintas. Em alguns casos, há pastas de trabalho de uso definido (tal pessoa controla a etapa X na pasta de trabalho 1, outra pessoa controla a etapa Y na pasta de trabalho 2), e também há casos de termos pastas de trabalho de relatórios.

O resultado é que temos que preencher, as vezes, 3 ou 4 vezes a mesma coisa, em diferentes pastas de trabalho.

O que quero fazer é, tentar encontrar uma forma de organizar isso para que possamos preencher as informações uma única vez.

Antes de qualquer coisa, eu sei que isso é algo para ser feito no Access, porém, isso é inviável, portanto, vou ter que insistir no Excel.

Também existe uma questão de que, provavelmente, todas as pastas de trabalho podem alterar todas as pastas de trabalho, vou dar alguns exemplos:

- Se o nome de um processo mudar, ele terá que mudar em todas as pastas de trabalho.
- Digamos que a pasta de trabalho "Geral" tem o controle geral, e a pasta de trabalho "fase1", controla a fase 1. Quando o campo "fase1" for preenchido em "Geral", ela deveria atualizar automaticamente a pasta de trabalho "fase1". Quando a "fase1" for preenchida "concluído", deve atualizar automaticamente a "Geral".

Não postei as planilhas por enquanto, pois o que gostaria de saber é, qual seria a melhor forma de trabalhar com isso? VBA? Tabelas? (Lembrando que estou tentando fazer com que as várias pastas de trabalho formem um todo que substitua o serviço de banco de dados do Access.

 
Postado : 25/11/2013 3:20 pm
(@fernandofernandes)
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Cara,

Tá com toda pinta de necessidade de Cadastro Único (pelo menos pras 6 colunas...).

Troque os dados e poste as planilhas para olharmos.

Já enfrentei esse problema antes.

Abs,

 
Postado : 25/11/2013 7:27 pm
(@gtsalikis)
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Mandrix,

Estou anexando 4 planilhas, que já servem pra ter uma ideia. Coloquei nomes que ajudam a entendê-las. (Todas as disciplinas têm um código único)

- A planilha dos supervisores seria a planilha 1.
Note que nela existem campos para "Banco de Questões" e "Mapa Conceitual". Essas informações são controladas na planilha 2 pelo Designer de Atividades.

Digamos que, quando o "Banco de Questões" for recebido, o supervisor preenche sua planilha de recebimento, e, automaticamente, a planilha do Designer de Atividades é atualizada, informando que o respectivo Banco de Questões foi recebido. No

No desenvolvimento de todo o processo, o Designer de Atividades vai atualizando as etapas de produção do Banco de Questões. Quando atualizado na sua planilha, a planilha dos supervisores deve ser atualizada automaticamente. (Podem ser 2 colunas distintas, isso não tem problema).

- Na planilha do Designer de Atividades, se vc clicar na célula D1, ela vai ocultando/reexibindo colunas, para facilitar a visualização do banco de questões e dos mapas conceituais. (A célula B1 reexibe o ribbon)
Nessa planilha eu coloquei a explicação do código da disciplina

- A planilha de status tem uma síntese das 2 planilhas anteriores, um relatório para a diretoria. Por isso, ele é mais conciso.

- a planilha "quadros" é um controle para a equipe de produção. é muito resumido.

Se notarmos, todas as planilhas têm a identificação da disciplina (o código dela, e talvez algo mais, como curso, disciplina, carga horária),
e todas têm que apresentar o status da produção.

A produção de uma disciplina é dividida pelos componentes dessa disciplina (e-book, videoaulas, banco de questões, mapa conceitual). Sendo que esses componentes passam por etapas de produção. Porém, o controle e status desses componentes são atualizados manualmente em cada uma dessas planilhas. E, claro, postei apenas 4 planilhas, mas são umas 10.

Obrigado pela força

 
Postado : 26/11/2013 12:40 pm
(@fernandofernandes)
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Cara,

Eu olhei e digo que tá muito bem feito. MInha divergência é conceitual: não utilizo nem filtro nem TD pra nada. Só trabalho com captura (fórmula).

Dessa forma, tirando os cadastros (eu faria diferente), eu não mexeria no que vc fez não (muito bom, não identifiquei nada a princípio não...).

Se quiser avançar avise.

Abs,

 
Postado : 27/11/2013 11:46 pm
(@gtsalikis)
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Então, cara,

a planilha que tem tabela (não é dinâmica, é uma formatação de tabela simples mesmo), eu fiz assim, porque vou incluindo linhas e ela puxa as fórmulas e formatação condicional. Preferi assim do que ter que programar em VBA, já que seria mais rápido.

Além disso, o filtro eu tenho que usar, obrigatoriamente, pois a maioria do pessoal aqui tem apenas Excel básico, então eu tento adaptar as planilhas à realidade deles.

Agora, o problema é que as planilhas não estão interligadas. Antes eu tinha q atualizar 1 diariamente e 1 semanalmente, estava tranquilo. Agora, eu tenho que atualizar 4-5 planilhas com a mesma informação. Por isso eu quero fazer com que as planilhas conversem, uma atualizando a outra, mas é um projeto um tanto demorado para se executar, por isso eu estou perguntando antes de começar, para tentar escolher a melhor opção. O que vc me sugere?

 
Postado : 28/11/2013 7:01 am
(@fernandofernandes)
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gtsalikis,

Pra começar, colocaria TODOS os CADASTROS numa única planilha e com 1 pessoa (vc creio) com acesso. Isso gera uma economia boa de processamento. A partir disso, linkaria as demais (ou seja, mudou cadastro, mudou células dependentes).

Ocorre que sem ver a totalidade das planilhas não fica fácil identificar o que é cadastro e o que não é.

Posso olhar pra vc se vc quiser... Mas sem a info completa é mais complicado.

Abraço cara.

 
Postado : 28/11/2013 8:22 pm
(@gtsalikis)
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Mandrix,

Por enquanto, acho que vou arquivar essa ideia.

Talvez eu retome ano que vem, se tiver mais tempo. Ou vou pensar em integração Excel e Access, não sei.

De qualquer forma, muito obrigado pela ajuda.

 
Postado : 05/12/2013 7:33 am
(@fernandofernandes)
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Nesse momento é uma boa idéia.

Tem que pensar bem pra executar direito e com calma.

De qq forma teu material tá redondo. Se vc fizer alguma transição certamente será tranquila.

Abs,

 
Postado : 05/12/2013 7:40 am
(@fernandofernandes)
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Caso seja necessário reabrir o tópico, o autor poderá enviar uma MP para um dos moderadores solicitando o desbloqueio.

 
Postado : 05/12/2013 8:09 am