Eu acho que você precisa fazer uma integração entre Excel e Access, daí todas as alterações vão ficar salvas na base de dados e a tabela vai servir meio que, como uma forma de interface na inclusão e edição de dados na base de dados e, talvez, outra planilha para exibir resultados (Plan1 insere, pesquisa, edita os dados da base de dados e a Plan2 visualiza o que está lá).

Daí, cada pessoa, usando uma cópia do arquivo, sendo que todos eles conectados com a base de dados, daí eu acho possível, tem um setor exclusivo sobre integração Excel e Access aqui no Forum, você pode pesquisar lá e fornecer algum exemplo concreto que você precise para ver se o pessoal consegue te dar umas dicas para implementação.