É comum os usuários de repente perceberem que suas pastas de trabalho (arquivos XLSX, etc) cresceram demais depois de pouco uso e normalmente é um crescimento sem justificativa.

Quero propor dois procedimento para vocês entenderem como o Excel trabalha nesta situação.

Procedimento 1

1. Abra o Excel;
2. Inicie uma nova pasta de trabalho, completamente vazia, em branco;
3. Selecione a coluna A inteira, clicando na letrinha no topo da coluna;
4. Pinte o fundo desta coluna de, sei lá, amarelo;
5. Salve a pasta de trabalho como “Procedimento 1.xlsx” e feche-a;
6. Para efeito de curiosidade, vá na pasta onde esta pasta de trabalho foi salva, e verifique o tamanho dela. Perceba que ela tem cerca de 10K;[/list:u:4oicq805]

Até aqui tudo bem, nada errado com a pasta de trabalho. Vamos agora seguir ao próximo procedimento que é bem parecido:

Procedimento 2

1. Abra o Excel;
2. Inicie uma nova pasta de trabalho, completamente vazia, em branco;
3. Selecione a coluna A inteira, clicando na letrinha no topo da coluna, em seguida segurando a tecla Shift, tecle ‘seta para cima’. Agora você selecionou a coluna inteira, menos uma célula, a última;
4. Pinte o fundo desta coluna de, sei lá, amarelo também;
5. Agora vá até a última célula e pinte-a de amarelo também;
6. Salve a pasta de trabalho como “Procedimento 2.xlsx” e feche-a;
7. Para efeito de curiosidade, vá na pasta onde esta pasta de trabalho foi salva, e verifique o tamanho dela. Perceba que ela tem cerca de 5,5MB;[/list:u:4oicq805]

Agora, compare os tamanhos finais das pastas de trabalho:

O Problema
No primeiro procedimento, o Excel entendeu e gravou na estrutura da pasta de trabalho uma linha dizendo:
“Coluna A é amarela”.
No segundo procedimento, o Excel entendeu que você não selecionou a coluna inteira, e sim cerca de 1 milhão de células. Portanto o que ficou gravado na estrutura da pasta de trabalho foi algo assim:
“Célula A1 é amarela”, “Célula A2 é amarela”, “Célula A3 é amarela”, “Célula A4 é amarela” e assim por diante, até “Célula A1048576 é amarela”. O Excel então efetuou 1 milhão de inserções na pasta de trabalho, o que aumentou consideravelmente seu tamanho. E pasme, nós brincamos somente com uma única coluna. Se mexêssemos com duas colunas, ao final do Procedimento 2 a pasta de trabalho teria em torno de 10MB e assim por diante. E o mais impressionante é que mesmo as duas pastas de trabalho sendo exatamente iguais, a diferença dos tamanhos é enorme.
Isso não ocorre somente com o fundo da célula, isso também ocorre com:

• Alinhamento;
• Bordas;
• Fontes (Cor, Nome, Tamanho);
• Formato numérico personalizado;
• Dentre outros critérios de formatação;[/list:u:4oicq805]

A Solução
Procure sempre usar o bom senso. Se sua tabela for pequena (digamos 500 linhas ou menos) tudo bem você formatar o intervalo de células coerente da tabela. Porém se você tem muitos dados na tabela, não há necessidade de formatá-la pois ela dificilmente será vista por completo. Você provavelmente possui fórmulas em outras planilhas referenciando as linhas e colunas da sua tabela e trazendo informações baseadas nestes dados. Base de dados não precisa de formatação. Se houver esta necessidade, pinte linha inteira, pinte coluna inteira, mas por favor não escolha um pedaço gigante da planilha para formatar, pois isso prejudicará o seu trabalho.

“Mas e agora que minha pasta de trabalho já está ruim e provavelmente é por isso, o que eu faço? Recomeço do zero?”
Não. Não precisa ir tão longe. Volte a sua pasta de trabalho, revisite as planilhas acertando as formatações de grandes intervalos, trocando por formatações de linha ou coluna inteiras, especialmente aquelas em que você colocou desnecessariamente bordas e fundo diferenciado em volta de uma tabela de dados com 10.000 linhas e 40 colunas, ou até mais. Sabe aquela tabela que está em um outra planilha, aquela, que você pintou o fundo das células de rosa pra ela ficar *linda? Estas planilhas ou tabelas são fortes candidatas a revisão de formatos.
Aprenda algo que toda mulher já sabe: beleza custa. No caso do Excel, o custo é em Bytes, muitos deles, e consequentemente desempenho de abertura, recálculo e salvamento.

Conclusão
Portanto devemos SEMPRE lembrar que a forma com que trabalhamos define a qualidade e consequentemente o tamanho em Bytes das nossas pastas de trabalho. E graças a Deus, tudo tem solução. Se você ainda tem problemas com sua pasta de trabalho, pode ficar tranquilo(a), me procure, que farei o possível para ajudar.

Fernando Fernandes
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