Só pra ver se eu entendi direito, você que gerar várias tabelas no Word (como está no seu exemplo) com estas informações, uma para cada produto e para cada setor solicitante?

Isso mesmo. Pegar todos os dados até o setor 1. Depois pegar todos os dados até o setor 2 e assim por diante. Exemplo:
LISTA DE MATERIAL DE LIMPEZA - 2014
ITEM CÓDIGO UNIDADE ESPECIFICAÇÃO Setor1
1 18231 Litro Ácido clorídrico 1
2 165754 Frasco Água sanitária – 01 litro 10
3 165754 Frasco Água sanitária – 02 litro 80

Depois para o setor 2 etc

Olha usando só mala direta acho que não vai ser nada simples (na verdade, usando só mala direta não sei se dá pra fazer), acho que é melhor criar uma macro pra isso.

Tem alguma restrição quanto a criar macro.

Ps. Talvez esteja enganado em relação a mala direta. Se estiver mesmo enganado alguém do fórum avisa a gente rs.

Oi Tacito, pode ser usando macro também. Ou então uma segunda planilha fazendo consulta mesmo!!!